Постановление Администрации города Губкинский от 28.04.2014 N 976 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация представления документов для пользователей в читальный зал Архива"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 апреля 2014 г. № 976
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Губкинского от 20 марта 2013 года № 549 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании город Губкинский", Уставом муниципального образования город Губкинский, Администрация города Губкинского постановляет:
1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива", согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Администрации города от 10 июля 2013 года № 1720 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация представления документов для исследователей в читальный зал Архива".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Губкинского.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата Баранова С.В.
Глава города
В.В.ЛЕБЕДЕВИЧ
Приложение
Утвержден
постановлением Администрации города
от 28 апреля 2014 года № 976
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) "Организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива" разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические лица, ведущие исследование по личной инициативе, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений, выполняющие служебное задание. Все заявители обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам Архива.
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского (далее - Архив) расположен по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830. Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
Муниципальная услуга предоставляется непосредственно Архивом, расположенным по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830. Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
График работы Архива:
Понедельник - Среда: с 8.30 до 17.00;
Обеденный перерыв: с 12.30 до 14.00.
2) информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:
- непосредственно специалистами Архива: начальником, главным специалистом, ведущим специалистом;
- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60; с использованием информационного киоска по адресу: Администрация г. Губкинского, микрорайон 5, дом 38.
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на стенде в помещении Архива;
3) для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заявители вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к специалистам Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
- в письменной форме лично или почтой в адрес Архива, в том числе по электронной почте: gubarhiv@gubadm.ru.
1.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устное и письменное.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование заявителя осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заявителя время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заявителя о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Ответ на обращение дается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Архив.
Специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником Архива либо уполномоченным им лицом и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных документов для пользования и получения необходимой информации.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней после получения Архивом документов согласно перечню, указанному в пункте 2.6 настоящего Административного регламента.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями предоставления муниципальной услуги являются:
1) Конституция Российской Федерации от 12.12.1993;
2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
3) Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
4) Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 г. № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
5) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
6) Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03 июня 2013 года № 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах";
7) Постановление Администрации города Губкинского от 02.07.2009 № 165 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива на территории муниципального образования город Губкинский";
8) Распоряжение Администрации города от 25.03.2013 № 156-р "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Губкинского".
2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в Архив личное заявление или письмо направляющей организации.
В личном заявлении указываются:
- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество, должность заявителя,
- тема и хронологические рамки исследования;
- личная подпись и дата.
В письме направляющей организации указываются:
- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество заявителя,
- должность, если выполняется служебное задание,
- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа,
- тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.
Все заявители при посещении читального зала предъявляют паспорт для идентификации личности.
2.6.2. Представленные документы должны соответствовать следующим требованиям:
1) текст документа написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;
2) фамилия, имя и отчество (наименование) заявителя, его место жительства (место нахождения), телефон написаны полностью;
3) в документах отсутствуют неоговоренные исправления;
4) документы не исполнены карандашом.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
1) представление документов, не соответствующих перечню, указанному в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
2) нарушение требований к оформлению документов.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказанных материалов на выставке;
- выдача их другому исследователю;
- если архивные документы не прошли упорядочение.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
Плата за посещение читального зала Архива и пользование архивными документами не взимается.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет не более 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 15 минут.
2.10.2. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет не более 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Заявление регистрируется в день представления в Архив заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.12. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
1) Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
Помещение для приема заявителей для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже административного здания по адресу микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
Фасад административного здания, в котором находятся помещения Архива, оборудован информационной вывеской, с указанием информации о наименовании Архива и его подчиненности.
У входа в помещения Архива вывешен график (режим) работы, так, чтобы он был хорошо виден заявителям.
2) Требования к местам приема заявителей:
служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, оборудованы вывесками с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием;
места для приема заявителей оборудованы стульями и столами, оснащены канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов;
3) Требования к местам для ожидания:
В коридоре помещения Архива установлены стулья для ожидания заявителями приема, имеется искусственное освещение.
4) Требования к местам для информирования заявителей:
На стене коридора оборудован информационный стенд для заявителей, предназначенный для ознакомления их с информационными материалами.
Информационный стенд, стулья размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
5) Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
В помещении Архива пользователю предоставляется место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.
В помещениях Архива предусмотрена возможность для копирования архивных документов.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.13.1. Стандартами качества предоставления муниципальной услуги являются:
№ п/п
Показатели для определения стандартов качества предоставления муниципальной услуги
Единица измерения
Стандарты качества, включающие количественные и качественные параметры оценки конечного результата
1
2
3
4
1. Показатели, характеризующие информационную доступность услуги
1
2
3
4
1.1
Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Официальном Интернет-сайте исполнительных органов в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (http://www.pgu-yamal.ru)
да/нет
да
1.2
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
2. Показатели, характеризующие качество обслуживания и безопасность
2.1
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
2.2
Транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.3
Обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
да/нет
да
2.4
Соблюдение сроков оказания муниципальной услуги, установленных настоящим Административным регламентом
да/нет
да
3. Показатели, характеризующие профессиональную подготовленность специалистов исполнителя муниципальных услуг
3.1
Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию
%
100
4. Показатели взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
4.1
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
1/15
2/30
5. Иные показатели
5.1
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
5.2
Возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг
да/нет
нет
5.3
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
%
0
5.4
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения
3.1. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал Архива" включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием документов о допуске в читальный зал;
2) анализ тематики исследования;
3) выдача справочно-поисковых средств пользователям для оформления заказов на выдачу дел;
4) выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
3.3. Прием документов о допуске в читальный зал.
Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в Архив либо поступление запроса по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.
Специалист, в обязанности которого входит принятие документов:
1) проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
2) проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным подпунктом 2.6.2 настоящего Административного регламента;
3) разрешение на работу в читальном зале Архива дается начальником Архива при предоставлении личного заявления или письма направляющей организации (приложение № 2);
4) разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня его оформления;
5) в случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление;
6) все пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах (приложение № 3) и заполняют анкету установленного образца (приложение № 4);
7) пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.
Результатом административной процедуры является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, документов о допуске в читальный зал.
Продолжительность административной процедуры не более 30 минут.
3.4. Анализ тематики исследования.
Основанием для начала процедуры анализа тематики исследования является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, документов о допуске в читальный зал.
Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в Архиве документах.
Результатом административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Продолжительность административной процедуры не более 1 часа.
3.5. Выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел.
Основанием для начала процедуры выдачи справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел является анализ тематики исследования.
Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляется на срок не более 3-х рабочих дней.
Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.
Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение № 5).
Результатом административной процедуры является выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел.
Продолжительность административной процедуры не более 1 часа.
3.6. Выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
Основанием для начала процедуры выдачи архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ, является оформление заказа на выдачу дел.
1) пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования;
2) архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения;
3) единовременно может быть выдано 10 - 20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем Архива;
4) перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния;
5) обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
6) после завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту Архива для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.
7) по просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.
Результатом административной процедуры является получение пользователями архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.
Продолжительность административной процедуры не более 1 месяца.
4. Формы контроля
за исполнением Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления муниципальной услуги решений осуществляет начальник Архива.
4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.
Проверки могут быть плановыми на основании планов работы Администрации города Губкинского либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.
Решение о проведении внеплановой проверки принимает руководитель Администрации города Губкинского или уполномоченное им должностное лицо.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 22.06.2007 № 67-ЗАО "О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе" - муниципальные служащие города Губкинского.
4.4. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес Администрации города Губкинского с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения обратившемуся направляется по почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Информация подписывается руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения специалиста Архива в досудебном (внесудебном) порядке.
Действия (бездействие) специалистов Архива, уполномоченных лиц, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к руководителю Администрации города Губкинского.
Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;
6) требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;
7) отказ Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.3.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в исполнительный орган.
5.3.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) автономного округа, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4. Жалоба должна содержать:
1) наименование исполнительного органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Жалоба, поступившая в исполнительный орган, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы руководитель исполнительного органа, предоставляющего муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Условные обозначения
Начало или завершение административной процедуры
Операция, действие, мероприятие
* * * * * * * * * * * *
Ситуация выбора, принятие решения
* * * * * * * * * * * *
/
Внешний документ, передача документа
/
Личное заявление заявителя или письмо направляющей организации
\/
Начало предоставления муниципальной услуги: в архивный отдел
поступило личное заявление пользователя или письмо
направляющей организации
\/
Прием документов о допуске в читальный зал
\/
Оформление пользователя для работы в читальном зале
\/
Анализ тематики исследования
\/
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
НЕТ Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного ДА
аппарата) Оформление заказа на выдачу дел
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * \/
Плохое физическое состояние Выдача архивных документов
> архивных документов > пользователю по тематике
исследования
Ограничения на использование
документов, установленные в
соответствии с
> законодательством РФ или >
фондообразователем при передаче
документов на постоянное
хранение
> Отсрочка в предоставлении >
архивных документов
\/ \/
Предоставление муниципальной услуги завершено
Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
ОБРАЗЕЦ № 1
Начальнику архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации г. Губкинского
_____________________________________
от __________________________________
(фамилия, имя, отчество)
_____________________________________
(должность, ученое звание, степень)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешения на работу в читальном зале архивного отдела
(муниципального архива) Администрации г. Губкинского по
__________________________________________________________________________,
(тема исследования)
прошу предоставить для исследования документы за _____________________ годы
Подпись заявителя __________________ Дата _______________
ОБРАЗЕЦ № 2
Официальный бланк
организации Начальнику архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации г. Губкинского
____________________________________
ОТНОШЕНИЕ
Прошу разрешения на работу в читальном зале архивного отдела
(муниципального архива) Администрации г. Губкинского по
__________________________________________________________________________,
(тема исследования)
за ______________________ годы, ___________________________________________
(наименование должности)
____________________________________.
(фамилия, имя, отчество сотрудника)
_________________________ _______________________ _______________
(Должность (подпись) (дата)
руководителя
направляющей организации)
Приложение № 3
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
(МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
I. Общие положения
1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела (муниципального архива) Администрации г. Губкинского (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале архивного отдела (муниципального архива) Администрации г. Губкинского (далее - Архива).
1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в Архиве.
1.3. Плата за посещение читального зала Архива и пользование архивными документами не взимается.
1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по среду - с 8-30 до 17-00; обеденный перерыв с 12-30 до 14-00.
II. Порядок допуска пользователей в читальный зал Архива
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами, заполняют анкету рекомендованного образца (приложение к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику Архива для идентификации личности.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем Архива на необходимый пользователям срок, но не более одного года. При необходимости продления срока работы в читальном зале вопрос согласовывается с руководителем Архива на основании заявления пользователя.
III. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочного аппарата Архива по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом муниципальных услуг.
3.1.4. Заказывать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.
3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочного аппарата Архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.7. Получать консультации специалистов Архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
3.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.11. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.
3.1.12. Вносить в читальный зал и выносить предметы, письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.13. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.14. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству Архива.
3.1.15. Предоставлять Архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.1.16. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.11, 3.1.12.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы, письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 x 300 мм.
3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13. Выполнять требования сотрудников Архива, охранной службы и службы пожарной охраны Архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14. Предъявлять сотруднику Архива, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.11, 3.1.12.
3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
IV. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
4.1. По заказам исследователей в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается Архивом.
4.2. Заказы на копирование оформляются исследователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства Архива может дополнительно прилагаться их перечень.
4.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
4.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководителем Архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений.
4.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководителя Архива.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем Архива в каждом конкретном случае.
4.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам исследователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем Архива в каждом конкретном случае.
4.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у Архива допускается копирование документов техническими средствами исследователей.
Копирование техническими средствами исследователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководителя Архива в его помещениях и под контролем специалистов Архива.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами исследователей, Архив не несет.
4.8. По согласованию с руководителем Архива исследователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении Архива под контролем его специалистов с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
4.9. Копии документов выдаются исследователям или их доверенным лицам под расписку.
Приложение № 4
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
Архивный отдел (муниципальный архив)
Администрации г. Губкинского
Дело пользователя № _____________
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1. Фамилия, имя, отчество _________________________________________________
2. Дата рождения __________________________________________________________
3. Гражданство ____________________________________________________________
4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, ученая степень, звание ____________________________________
___________________________________________________________________________
6. Основание для проведения исследований __________________________________
___________________________________________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________
___________________________________________________________________________
8. Цель работы ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона __________________
___________________________________________________________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________
___________________________________________________________________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________
___________________________________________________________________________
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _____________________________
___________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, ________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующими Правилами работы пользователей в читальном зале
архивного отдела (муниципального архива) Администрации города Губкинского и
обязуюсь их выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в
анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне
известной информации, использование и распространение которой ограничено
законодательством Российской Федерации.
__ _______________ 20__ г. ____________________________
подпись
____________________________ _________ _________________________________
должность сотрудника Архива подпись расшифровка подписи
__ _______________ 20__ г.
Приложение № 5
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
Архивный отдел (муниципальный архив)
Администрации г. Губкинского
РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Начальник архивного отдела -
Администрации г. Губкинского
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) № __
г. Губкинский
на выдачу документов
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя; работника структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(тема исследования)
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок единицы хранения
Расписка пользователя в получении
Расписка сотрудника читального зала в приеме
Подпись пользователя _________________________
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 апреля 2014 г. № 976
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Губкинского от 20 марта 2013 года № 549 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании город Губкинский", Уставом муниципального образования город Губкинский, Администрация города Губкинского постановляет:
1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива", согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Администрации города от 10 июля 2013 года № 1720 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация представления документов для исследователей в читальный зал Архива".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Губкинского.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата Баранова С.В.
Глава города
В.В.ЛЕБЕДЕВИЧ
Приложение
Утвержден
постановлением Администрации города
от 28 апреля 2014 года № 976
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) "Организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива" разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические лица, ведущие исследование по личной инициативе, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений, выполняющие служебное задание. Все заявители обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам Архива.
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского (далее - Архив) расположен по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830. Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
Муниципальная услуга предоставляется непосредственно Архивом, расположенным по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830. Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
График работы Архива:
Понедельник - Среда: с 8.30 до 17.00;
Обеденный перерыв: с 12.30 до 14.00.
2) информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:
- непосредственно специалистами Архива: начальником, главным специалистом, ведущим специалистом;
- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60; с использованием информационного киоска по адресу: Администрация г. Губкинского, микрорайон 5, дом 38.
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на стенде в помещении Архива;
3) для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заявители вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к специалистам Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
- в письменной форме лично или почтой в адрес Архива, в том числе по электронной почте: gubarhiv@gubadm.ru.
1.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устное и письменное.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование заявителя осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заявителя время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заявителя о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Ответ на обращение дается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Архив.
Специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником Архива либо уполномоченным им лицом и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: организация предоставления документов для пользователей в читальный зал Архива.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных документов для пользования и получения необходимой информации.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней после получения Архивом документов согласно перечню, указанному в пункте 2.6 настоящего Административного регламента.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями предоставления муниципальной услуги являются:
1) Конституция Российской Федерации от 12.12.1993;
2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
3) Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
4) Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 г. № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
5) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
6) Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03 июня 2013 года № 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах";
7) Постановление Администрации города Губкинского от 02.07.2009 № 165 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива на территории муниципального образования город Губкинский";
8) Распоряжение Администрации города от 25.03.2013 № 156-р "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Губкинского".
2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в Архив личное заявление или письмо направляющей организации.
В личном заявлении указываются:
- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество, должность заявителя,
- тема и хронологические рамки исследования;
- личная подпись и дата.
В письме направляющей организации указываются:
- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество заявителя,
- должность, если выполняется служебное задание,
- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа,
- тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.
Все заявители при посещении читального зала предъявляют паспорт для идентификации личности.
2.6.2. Представленные документы должны соответствовать следующим требованиям:
1) текст документа написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;
2) фамилия, имя и отчество (наименование) заявителя, его место жительства (место нахождения), телефон написаны полностью;
3) в документах отсутствуют неоговоренные исправления;
4) документы не исполнены карандашом.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
1) представление документов, не соответствующих перечню, указанному в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
2) нарушение требований к оформлению документов.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказанных материалов на выставке;
- выдача их другому исследователю;
- если архивные документы не прошли упорядочение.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
Плата за посещение читального зала Архива и пользование архивными документами не взимается.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет не более 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 15 минут.
2.10.2. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет не более 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Заявление регистрируется в день представления в Архив заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.12. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
1) Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
Помещение для приема заявителей для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже административного здания по адресу микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
Фасад административного здания, в котором находятся помещения Архива, оборудован информационной вывеской, с указанием информации о наименовании Архива и его подчиненности.
У входа в помещения Архива вывешен график (режим) работы, так, чтобы он был хорошо виден заявителям.
2) Требования к местам приема заявителей:
служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, оборудованы вывесками с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием;
места для приема заявителей оборудованы стульями и столами, оснащены канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов;
3) Требования к местам для ожидания:
В коридоре помещения Архива установлены стулья для ожидания заявителями приема, имеется искусственное освещение.
4) Требования к местам для информирования заявителей:
На стене коридора оборудован информационный стенд для заявителей, предназначенный для ознакомления их с информационными материалами.
Информационный стенд, стулья размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
5) Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
В помещении Архива пользователю предоставляется место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.
В помещениях Архива предусмотрена возможность для копирования архивных документов.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.13.1. Стандартами качества предоставления муниципальной услуги являются:
№ п/п
Показатели для определения стандартов качества предоставления муниципальной услуги
Единица измерения
Стандарты качества, включающие количественные и качественные параметры оценки конечного результата
1
2
3
4
1. Показатели, характеризующие информационную доступность услуги
1
2
3
4
1.1
Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Официальном Интернет-сайте исполнительных органов в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (http://www.pgu-yamal.ru)
да/нет
да
1.2
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
2. Показатели, характеризующие качество обслуживания и безопасность
2.1
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
2.2
Транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.3
Обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
да/нет
да
2.4
Соблюдение сроков оказания муниципальной услуги, установленных настоящим Административным регламентом
да/нет
да
3. Показатели, характеризующие профессиональную подготовленность специалистов исполнителя муниципальных услуг
3.1
Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию
%
100
4. Показатели взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
4.1
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
1/15
2/30
5. Иные показатели
5.1
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
5.2
Возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг
да/нет
нет
5.3
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
%
0
5.4
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения
3.1. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал Архива" включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием документов о допуске в читальный зал;
2) анализ тематики исследования;
3) выдача справочно-поисковых средств пользователям для оформления заказов на выдачу дел;
4) выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
3.3. Прием документов о допуске в читальный зал.
Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в Архив либо поступление запроса по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.
Специалист, в обязанности которого входит принятие документов:
1) проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
2) проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным подпунктом 2.6.2 настоящего Административного регламента;
3) разрешение на работу в читальном зале Архива дается начальником Архива при предоставлении личного заявления или письма направляющей организации (приложение № 2);
4) разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня его оформления;
5) в случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление;
6) все пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах (приложение № 3) и заполняют анкету установленного образца (приложение № 4);
7) пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.
Результатом административной процедуры является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, документов о допуске в читальный зал.
Продолжительность административной процедуры не более 30 минут.
3.4. Анализ тематики исследования.
Основанием для начала процедуры анализа тематики исследования является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, документов о допуске в читальный зал.
Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в Архиве документах.
Результатом административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Продолжительность административной процедуры не более 1 часа.
3.5. Выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел.
Основанием для начала процедуры выдачи справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел является анализ тематики исследования.
Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляется на срок не более 3-х рабочих дней.
Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.
Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение № 5).
Результатом административной процедуры является выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел.
Продолжительность административной процедуры не более 1 часа.
3.6. Выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
Основанием для начала процедуры выдачи архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ, является оформление заказа на выдачу дел.
1) пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования;
2) архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения;
3) единовременно может быть выдано 10 - 20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем Архива;
4) перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния;
5) обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
6) после завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту Архива для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.
7) по просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.
Результатом административной процедуры является получение пользователями архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.
Продолжительность административной процедуры не более 1 месяца.
4. Формы контроля
за исполнением Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления муниципальной услуги решений осуществляет начальник Архива.
4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.
Проверки могут быть плановыми на основании планов работы Администрации города Губкинского либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.
Решение о проведении внеплановой проверки принимает руководитель Администрации города Губкинского или уполномоченное им должностное лицо.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 22.06.2007 № 67-ЗАО "О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе" - муниципальные служащие города Губкинского.
4.4. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес Администрации города Губкинского с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения обратившемуся направляется по почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Информация подписывается руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения специалиста Архива в досудебном (внесудебном) порядке.
Действия (бездействие) специалистов Архива, уполномоченных лиц, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к руководителю Администрации города Губкинского.
Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;
6) требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами;
7) отказ Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.3.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в исполнительный орган.
5.3.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) автономного округа, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4. Жалоба должна содержать:
1) наименование исполнительного органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Жалоба, поступившая в исполнительный орган, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы руководитель исполнительного органа, предоставляющего муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Условные обозначения
Начало или завершение административной процедуры
Операция, действие, мероприятие
* * * * * * * * * * * *
Ситуация выбора, принятие решения
* * * * * * * * * * * *
/
Внешний документ, передача документа
/
Личное заявление заявителя или письмо направляющей организации
\/
Начало предоставления муниципальной услуги: в архивный отдел
поступило личное заявление пользователя или письмо
направляющей организации
\/
Прием документов о допуске в читальный зал
\/
Оформление пользователя для работы в читальном зале
\/
Анализ тематики исследования
\/
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
НЕТ Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного ДА
аппарата) Оформление заказа на выдачу дел
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * \/
Плохое физическое состояние Выдача архивных документов
> архивных документов > пользователю по тематике
исследования
Ограничения на использование
документов, установленные в
соответствии с
> законодательством РФ или >
фондообразователем при передаче
документов на постоянное
хранение
> Отсрочка в предоставлении >
архивных документов
\/ \/
Предоставление муниципальной услуги завершено
Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
ОБРАЗЕЦ № 1
Начальнику архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации г. Губкинского
_____________________________________
от __________________________________
(фамилия, имя, отчество)
_____________________________________
(должность, ученое звание, степень)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешения на работу в читальном зале архивного отдела
(муниципального архива) Администрации г. Губкинского по
__________________________________________________________________________,
(тема исследования)
прошу предоставить для исследования документы за _____________________ годы
Подпись заявителя __________________ Дата _______________
ОБРАЗЕЦ № 2
Официальный бланк
организации Начальнику архивного отдела
(муниципального архива)
Администрации г. Губкинского
____________________________________
ОТНОШЕНИЕ
Прошу разрешения на работу в читальном зале архивного отдела
(муниципального архива) Администрации г. Губкинского по
__________________________________________________________________________,
(тема исследования)
за ______________________ годы, ___________________________________________
(наименование должности)
____________________________________.
(фамилия, имя, отчество сотрудника)
_________________________ _______________________ _______________
(Должность (подпись) (дата)
руководителя
направляющей организации)
Приложение № 3
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
(МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
I. Общие положения
1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела (муниципального архива) Администрации г. Губкинского (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале архивного отдела (муниципального архива) Администрации г. Губкинского (далее - Архива).
1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в Архиве.
1.3. Плата за посещение читального зала Архива и пользование архивными документами не взимается.
1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по среду - с 8-30 до 17-00; обеденный перерыв с 12-30 до 14-00.
II. Порядок допуска пользователей в читальный зал Архива
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами, заполняют анкету рекомендованного образца (приложение к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику Архива для идентификации личности.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем Архива на необходимый пользователям срок, но не более одного года. При необходимости продления срока работы в читальном зале вопрос согласовывается с руководителем Архива на основании заявления пользователя.
III. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочного аппарата Архива по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом муниципальных услуг.
3.1.4. Заказывать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.
3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочного аппарата Архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.7. Получать консультации специалистов Архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
3.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.11. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.
3.1.12. Вносить в читальный зал и выносить предметы, письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.13. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.14. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству Архива.
3.1.15. Предоставлять Архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.1.16. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.11, 3.1.12.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы, письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 x 300 мм.
3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13. Выполнять требования сотрудников Архива, охранной службы и службы пожарной охраны Архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14. Предъявлять сотруднику Архива, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.11, 3.1.12.
3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
IV. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
4.1. По заказам исследователей в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается Архивом.
4.2. Заказы на копирование оформляются исследователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства Архива может дополнительно прилагаться их перечень.
4.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
4.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководителем Архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений.
4.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководителя Архива.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем Архива в каждом конкретном случае.
4.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам исследователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем Архива в каждом конкретном случае.
4.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у Архива допускается копирование документов техническими средствами исследователей.
Копирование техническими средствами исследователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководителя Архива в его помещениях и под контролем специалистов Архива.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами исследователей, Архив не несет.
4.8. По согласованию с руководителем Архива исследователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении Архива под контролем его специалистов с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
4.9. Копии документов выдаются исследователям или их доверенным лицам под расписку.
Приложение № 4
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
Архивный отдел (муниципальный архив)
Администрации г. Губкинского
Дело пользователя № _____________
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1. Фамилия, имя, отчество _________________________________________________
2. Дата рождения __________________________________________________________
3. Гражданство ____________________________________________________________
4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, ученая степень, звание ____________________________________
___________________________________________________________________________
6. Основание для проведения исследований __________________________________
___________________________________________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________
___________________________________________________________________________
8. Цель работы ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона __________________
___________________________________________________________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________
___________________________________________________________________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________
___________________________________________________________________________
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _____________________________
___________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, ________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующими Правилами работы пользователей в читальном зале
архивного отдела (муниципального архива) Администрации города Губкинского и
обязуюсь их выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в
анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне
известной информации, использование и распространение которой ограничено
законодательством Российской Федерации.
__ _______________ 20__ г. ____________________________
подпись
____________________________ _________ _________________________________
должность сотрудника Архива подпись расшифровка подписи
__ _______________ 20__ г.
Приложение № 5
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация предоставления документов
для пользователей в читальный зал Архива"
Архивный отдел (муниципальный архив)
Администрации г. Губкинского
РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Начальник архивного отдела -
Администрации г. Губкинского
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) № __
г. Губкинский
на выдачу документов
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя; работника структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(тема исследования)
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок единицы хранения
Расписка пользователя в получении
Расписка сотрудника читального зала в приеме
Подпись пользователя _________________________
------------------------------------------------------------------